V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR), jakož i v souladu se zákonem ze dne 10. května 2018 o ochraně osobních údajů (polský Sbírka zákonů z roku 2018, položka 1000, ve znění pozdějších předpisů), vás informujeme o pravidlech zpracování osobních údajů účastníků, přednášejících, sponzorů a partnerů Železničního a intermodálního kongresu (dále jen „Akce“).
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je OLTIS Polska Sp. z o.o., se sídlem v Olkuszi, ul. Króla Kazimierza Wielkiego 21/203A, NIP/REGON: PL5262858784, e-mail: info@oltis.pl.
Osobní údaje zpracovává také OLTIS Group a.s., Dr. Milady Horákové 1200/27, 779 00 Olomouc, Česká republika, IČ: 253 50 370, e-mail: info@oltisgroup.cz, jejíž součástí je společnost OLTIS Polska Sp. z o.o.
Pro organizační a technické účely mohou být osobní údaje předávány mezi těmito subjekty v rámci skupiny OLTIS při dodržení zásad stanovených GDPR.
Rozsah a účely zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro:
- registraci a zajištění účasti na Akci (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, název společnosti, pracovní pozice),
- organizační a logistickou komunikaci související s účastí na Akci,
- předání registračních údajů účastníků (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo) hotelu Crystal Mountain Wisła, ul. Bukowa, 43-460 Wisła, tel. +48 33 44 34 800, e-mail: rezerwacja@crystal-mountain.pl, za účelem registrace ubytování. Údaje jsou předávány automaticky při registraci bez ohledu na to, zda účastník hotelové služby skutečně využije,
- předání e-mailových adres účastníků sponzorům a partnerům Akce pro obchodní a propagační účely,
- pořízení fotografické a video dokumentace Akce a její zveřejnění na webových stránkách a v propagačních materiálech Správce a partnerů Akce,
- zveřejnění prezentací připravených přednášejícími, a to v souladu s jejich souhlasem, na webových stránkách Akce a v materiálech určených účastníkům,
- zajištění prokazatelnosti činností souvisejících s GDPR a archivace v souladu s právními předpisy.
Právní základ zpracování osobních údajů
- čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy (účast na Akci),
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem Správce spočívající v organizaci a propagaci Akce, udržování kontaktu s účastníky a partnery a zaznamenávání jejího průběhu (včetně fotografické a video dokumentace),
- čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – dobrovolný souhlas udělený pro konkrétní činnosti (např. předání kontaktních údajů obchodním partnerům nebo zveřejnění prezentací).
Příjemci osobních údajů
Příjemci osobních údajů mohou být:
- OLTIS Group a.s. – mateřská společnost Správce, pro organizační a technické účely,
- První Signální, a.s. – technický partner Akce,
- Hotel Crystal Mountain Wisła – za účelem registrace ubytování účastníků,
- sponzoři a partneři Akce – v rozsahu e-mailových adres účastníků pro obchodní a propagační účely,
- poskytovatelé IT a technických služeb pro Správce (výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů).
Všichni příjemci osobních údajů jsou povinni zajistit odpovídající úroveň ochrany údajů v souladu s GDPR.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje budou uchovávány po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny:
- do ukončení vyúčtování a zpracování zpráv o Akci,
- po dobu 6 let pro archivní účely a případnou obranu právních nároků,
- zveřejněné údaje (např. fotografie a prezentace) mohou zůstávat v archivech a propagačních materiálech Správce bez časového omezení, pokud nebude vznesena námitka.
Práva subjektu údajů
Každá osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, má právo na:
- přístup ke svým osobním údajům a získání jejich kopie,
- opravu (aktualizaci) údajů,
- výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“),
- omezení zpracování,
- vznesení námitky proti zpracování osobních údajů,
- přenositelnost údajů k jinému správci,
- odvolání souhlasu kdykoli (pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu),
- podání stížnosti předsedovi polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava.
Veškeré žádosti týkající se výše uvedených práv lze zasílat na adresu: info@oltis.pl.
