Ochrona danych osobowych

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.), informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów Kongresu Kolejowego i Intermodalnego (dalej: Wydarzenie).

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest OLTIS Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Olkuszu, ul. Króla Kazimierza Wielkiego 21/203A, NIP/REGON: PL5262858784, e-mail: info@oltis.pl.

Dane osobowe są również przetwarzane przez OLTIS Group a.s., Dr. Milady Horákové 1200/27, 779 00 Olomouc, Czechy, IČ: 253 50 370, e-mail: info@oltisgroup.cz, w skład której wchodzi spółka OLTIS Polska Sp. z o.o.

W celach organizacyjnych i technicznych dane mogą być przekazywane w ramach grupy OLTIS pomiędzy tymi podmiotami, przy zachowaniu zasad wynikających z RODO.

Zakres i cele przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do:

• rejestracji i obsługi uczestnictwa w Wydarzeniu (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko),
• komunikacji organizacyjnej i logistycznej związanej z udziałem w Wydarzeniu,
• przekazania danych rejestracyjnych uczestników (imię, nazwisko, adres e-mail, telefon) do hotelu Crystal Mountain Wisła, ul. Bukowa, 43-460 Wisła, tel. +48 33 44 34 800, e-mail: rezerwacja@crystal-mountain.pl, w celu rejestracji noclegu — dane przekazywane są automatycznie podczas rejestracji, niezależnie od tego, czy uczestnik faktycznie korzysta z usług hotelowych,
• przekazania danych osobowych (imię, nazwisko, e-mail, telefon) do firmy První Signální, a.s., Bohumínská 368/172, 712 00 Ostrava-Muglinov, Czechy, IČ 25866907, DIČ CZ25866907, e-mail: info@1sig.cz, w celach obsługi technicznej i organizacyjnej Wydarzenia,
• przekazania adresów e-mail uczestników sponsorom i partnerom Wydarzenia w celach handlowych i promocyjnych,
• wykonania dokumentacji fotograficznej i filmowej Wydarzenia oraz jej publikacji na stronie internetowej i w materiałach promocyjnych Administratora oraz partnerów Wydarzenia,
• publikacji prezentacji przygotowanych przez prelegentów — zgodnie z ich zgodą — na stronie internetowej Wydarzenia i w materiałach kierowanych do uczestników,
• zapewnienia rozliczalności działań związanych z RODO i prowadzenia archiwizacji zgodnie z prawem.

Podstawa prawna przetwarzania danych

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do zawarcia i realizacji umowy (uczestnictwo w Wydarzeniu),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora, polegający na organizacji i promocji Wydarzenia, utrzymywaniu kontaktu z uczestnikami i partnerami, a także utrwalaniu jego przebiegu (w tym dokumentacji foto/wideo),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda udzielona na konkretne działania (np. udzielenie danych kontaktowych partnerom handlowym lub publikację prezentacji).

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych mogą być:

• OLTIS Group a.s. — spółka matka Administratora, w celach organizacyjnych i technicznych,
• První Signální, a.s. — partner techniczny Wydarzenia,
• Hotel Crystal Mountain Wisła — w celu rejestracji noclegów uczestników,
• sponsorzy i partnerzy Wydarzenia — w zakresie adresów e-mail uczestników dla celów handlowych i promocyjnych,
• podmioty świadczące usługi informatyczne lub techniczne na rzecz Administratora (wyłącznie na podstawie umowy powierzenia danych).

Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych zgodnego z RODO.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• do zakończenia rozliczeń i sprawozdawczości Wydarzenia,
• przez okres 6 lat — dla celów archiwizacyjnych i ewentualnej obrony roszczeń,
• dane publikowane (np. zdjęcia, prezentacje) mogą pozostawać w archiwach i materiałach promocyjnych Administratora bezterminowo, jeżeli nie zostanie zgłoszony sprzeciw.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• przenoszenia danych do innego administratora,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wszystkie wnioski dotyczące powyższych praw można kierować na adres: info@oltis.pl.